Буквата за управление (проба)

Писмото за управление - документ, който е неразделна част от бизнес комуникация. Най-често тя се предава по пощата и служи за обмен на информация по специален начин.

основни понятия

Необходима е бизнес кореспонденция да се справят с различни икономически или производствени проблеми. С негова помощ фирми и организации да комуникират с външната среда: партньори, клиенти или правителствени агенции. Обикновено се използва за тази управлението писмо.

По принцип се определя като писмен документ, който може да бъде:

• отговор на получени по-рано съобщения или заявленията;
• придружаващия хартия ръководи изпраща заедно с други инструменти или материали;
• писмо инициатива в случаите, когато на другия начин на комуникация не е възможна.

Всеки един от тези варианти има свои собствени характеристики. Въпреки това, има общи правила, според които обикновено се прави всяко официално писмо. Това е разбираемо, защото това е бизнес кореспонденция, например, често започва сключването на по-голямата част от сделките. Добре оформен документ не може да се създаде в дестинацията благоприятно впечатление на бъдещите потенциални партньори.

Видове бизнес писма

В зависимост от информацията, която съдържа официалното писмо, тя може да бъде:

1. Покриване. В случай, че съдържа посланието, което да го има пакет от приложения.
2. Искове. Това означава, че изразява недоволство от дадена ситуация (твърдение).
3. Ръководство. определени показания са дадени в текста.
4. Гаранция. Подателят потвърждава изпълнението на бъдещи задължения, посочени в документа.
5. Информация. Писмото съдържа информация, която може да представлява интерес за получателя.
6. Реклама. Информацията се предоставя, за да се привлекат към сътрудничество.
7. Писмо на уведомлението. За информация за публични събития.
8. Писмо за потвърждение. Отбелязва се, за получаване на тези или други документи или материали.
9. Писмо за искане. Текстът съдържа призив към стимул на получателя за действие.
10. Писмо на съобщението. Тя предоставя на подателя конкретната информация от взаимен интерес за страните.

Целта на тези документи е връзката между организации или служби.

Съставяне на писмо иск

По въпросите за сътрудничество понякога има ситуации, когато една от страните по някакви причини, не изпълнява задълженията си. В този случай, първият партньор изпраща писмо до колегата си. В него той обикновено представя своите предложения за премахване на нарушенията на неговите законни права. Това е официалният писмото. Проба на такъв документ, можете да създадете произволно. В този случай, трябва да се разглеждат следните въпроси:

1. Стилът на писане трябва да бъде официален бизнес с инсталацията на партньорството.
2. Същността на иска е да се изрази много ясно.
3. По време на представянето на информация, необходима за работа убедително конкретни факти.

В писмото на жалба трябва да съдържа:

• подробности подателя (име, адрес за връщане и телефонни номера);
• пълна информация за дестинацията;
• описание на обстоятелствата, при които е имало конфликтна ситуация;
• позоваване на правните норми, които на свой ред проби на контрагента;
• специфични изисквания за премахване на нарушението, което показва времето на тяхното изпълнение;
• последици, които могат да възникнат, ако насрещната страна се отклонява от изпълнението им.

Особено внимание следва да се обърне на това как се състои писмо на услугата. Пробата трябва да бъде разработена така, че нарушителят не го възприемат като заплаха. Трябва да се помни, че това е само напомняне се изисква спазването на закона.

правила при проектирането

Особено внимание следва да се обърне на дизайна на писма до ръководството. Въпреки това, законът не предвижда, че никакви строги правила и разпоредби.

Въпреки това, следните точки следва да се считат за задължителни при изготвянето на тези документи:

1. Всяко официално писмо трябва да бъде написано на формата. Тя се разработва от експерти в аванс на офис и утвърден със заповед на директора.

2. Документът трябва да съдържа някои подробности:

2.1. Информация за получателя и подателя.

2.2. Референтен номер и дата на това писмо. Той е необходим за регистрация.

2.3. Линк към подобна информация за писмо-искане, ако документът е в отговор на това.

2.4. Заглавие.

2.5. Информация за наличието на всички приложения, с техните имена и номера.

2.6. Информация за лицето, подписало документа (длъжност и име).

3. В писмо трябва да бъде разглеждан само един въпрос. Като многократно усложняват избора на изпълнител.

4. Информацията, която трябва да бъде изложена съвсем накратко, но е ясно. Желателно е, че текстът не повече от две страници, които предприема.

5. Правото да се уточни подробности за бенефициента. Ако ние говорим за организацията, трябва да се придържате към следната последователност:

5.1. Име на фирмата (в именителен падеж).

5.2. Структурната единица (ако е необходимо).

5.3. Позиция дестинация (в дателен).

5.4. Инициалите му.

5.5. На пощенския адрес на фирмата.

6. Ако множество получатели, първо трябва да определите основното, а след това всички останали.

Като се вземат предвид всички тези фактори, дизайнът на писма до ръководството, по принцип, не е трудно.

Редът на представяне

Към документа е съставен правилно, трябва да се вземе предвид специфичното редът на представяне на информация в него. Например, ние може да обмисли варианта за това как да се напише официално писмо на отговор. Първо трябва да се помни, че според правилата на етикета, че е необходимо да се отговори на информацията в рамките на дни от получаването му. Ако ние говорим за съобщението за електронна поща, на оптималното време е не повече от два часа. В случай, че се придържат към тези правила не е възможно, по-добре е да изпратите съобщение на партньора.

Самото писмо, в действителност, ще се състои от две части:

1. Въведение. Подателят задава темата, причината и основите на писането му. Можете да се обърнете към наредбите, които по закон са основа за предоставяне на отговор. В допълнение, трябва да се обърне внимание на някои въпроси относно тази ситуация. Те ще ви помогнат да се разкрие същността на въпроса.
2. Резюме. Тази част има за цел да обясни и убедителен. Текстът трябва да бъде кратко, ясно и кратко, и излага фактите - доказан и обективно. Ако е необходимо, те могат да бъдат потвърдени от реални числа.

След такъв текст обикновено е последвано от списък с приложения. Завършва документ, подписан от изпращача. Освен това, необходимо е да се знае как да се напише официално писмо, за да не се обиждат на получателя. На първо място, позоваването е желателно да се започне с фразата "Скъпи". На второ място, можете да използвате текст вербална причастие фразите за подобно "внимателно разглеждане на предложението си", или "да преминават щателна проверка вашите коментари." Такава придържане към етикет ще се възползват само от двете страни.

Процедура за действие

Изготвяне на официални писма е отговорност на служители, секретари и други служители, които са възложени на тези задължения. Да бъдеш приет за работата, която трябва да се придържат към по действията си последователност. Процесът на такъв документ обикновено преминава през следните етапи:

1. Внимателното проучване на обстоятелствата по делото. Можете напълно да контролира ситуацията, за да се направи оценка на възможните решения.
2. Изготвяне на проект на писмо. Необходимо е да се вземат под внимание всички изисквания, посочени по-горе.
3. Хармонизиране на подготвената текста. Понякога е необходимо да редактирате светлината на коментарите главата. Той може да направи някои уточнения или обяснения по темата.
4. Одобряване на неговия ръководител.
5. Финализирането и подписването на документа.
6. Регистрация букви.
7. Изпращане на поща до получателя.

Едва след като преминава през всички тези етапи, писмото стигна до получателя, ще бъде в състояние да изпълни своята мисия.

императивни разпоредби,

За да се постави официално писмо, трябва да се има предвид, че на първата страница на задължително отпечатани на специална форма. За останалата част, можете да използвате редовно чисти чаршафи на А4. Тук трябва да се помни, че полето за много текст има своите граници: горни и долни са 2 см, наляво - 3,5 см, дясна - 1 см. Не е необходимо да се прекъсне стандартния размер за да се поберат на информацията на една страница. По-добре е да се спазват всички правила и просто да добавите допълнителна страница.

Въведете текста, също трябва да бъде в съответствие с правилата:

1. За да се печата, използвайте стандартния шрифт Times New Roman. Други възможности за по-добре да не се прилагат.

2. размер на шрифта също регулирани:

• за основния текст - 14;
• страници за подравняване и знак за изпълнение - 12.

3. Поставяне на информация също се извършва в съответствие с правилата:

• разстояние между линии - 1;
• подравняване на текст се извършва от "ширина";
• трансфери автоматично да се поставят;
• разстоянието от заглавието на серийния номер е 2 междуредие, и от това на основния текст - 3.

Спазването на тези стандарти е задължително за правилното изпълнение на буквите, отговарящи на дестинацията.

подробности за местоположението

С цел да се изготви стандартен бизнес писмо, което трябва да знаете точно къде трябва да се поставят, неговите детайли и компоненти. Отговорите на тези въпроси съдържа ГОСТ Р 6.30-2003. Тя опише подробно под формата на официални писма. В действителност, това е проба, в която се намира на съвкупността от всички детайли на документа по определен начин. Той е необходим, за да:

1. За да се унифицира процеса на само регистрация офис (бизнес) букви.
2. Бъдете в състояние да преминете централно подготвят стандартни формуляри, намаляване на необходимостта от извършване на работата ръчно.
3. Улесняване и намали времето за извличане на визуална информация.
4. Разширете възможностите за обработка на писма, с помощта на компютри и друго оборудване.

Така че, за конвенционален бизнес писмо използва 30 стандартни детайли, които се намират в единадесет задължителни области:

• лого и емблема;
• автор;
• Първоначалните данни;
• заглавна;
• одобрение;
• адресат;
• резолюция;
• текст;
• подписи и приложения;
• координация и осигуряване;
• марка.

Поставянето на информация в някои сектори позволява на професионалистите да се ориентират по-добре на документа, както и обикновени потребители, улеснява процеса на изготвянето му.

основни изисквания

Някои лидери погрешно смятат, че бизнес кореспонденция може да се извършва произволно, без да следва всички правила и разпоредби. Но експерти, които са отговорни за това, трябва да знае основните изисквания за официалното писмо:

1. Наличието на специален (корпоративен) форма.
2. Правилната употреба и данните за разположението.
3. Текстът трябва да е четлива и добре редактира. За да се обясни същността на въпроса е по-добре да се даде предимство на прости общи предложения. Необходимо е да се говори накратко за всяка дума извършва максимум информация.
4. В зависимост от вида, документът трябва да бъде съответно издадени. Писмото може да съдържа няколко аспекта. В този случай, а изложението му е необходимо, за да се опитаме да ги комбинирате.
5. Правилното използване на стандартите, определени за писане.
6. Опитайте се да стигнем до съдържанието на писмото не е било категорични изрази. Получателят може да тълкува фразата като заплаха. При проектирането на предложения по-добре използвайте уводни думи като "очевидно", "както знаете", "възможно" и "как да".

Тези изисквания са на практика помага за поддържане на управление на документи в предприятието.