Изискванията за архив стая. Основните правила на организации Архиви

Архивът може да бъде под формата на отделна структурна единица на дадена организация или да бъде неразделна част от живота в офиса. Това зависи от обема на съществуващ документ.

Как да го организираме

Създаване на архив на всеки бизнес или организация изисква набор от конкретни мерки:

1. Вие трябва да изберете подходящата складово пространство за съхраняване на документи и правилно го снабди.
2. Трябва да се внимава, за да се създадат условия, които да отговарят на стандарта.
3. Необходимо е да го снабди с техническа гледна точка - за закупуване и инсталиране на необходимото оборудване за архива.
4. Хранилището се да се организира процедура за организиране на архивиране на всички необходими документи.
5. Тя трябва да бъде разработен и одобрен от регулаторната рамка на уреда.

Прилагането на тези мерки се гарантира безопасността на архивни документи и да ги съхранява в необходимото състояние.

Кой е на архивиста

И какви са изискванията са за работниците, които ще бъдат ангажирани в организацията на архива и по-нататъшно съхранение на документи? Те могат да бъдат съчетани позиции и техния вратар, например, секретарка или рецепционист?

Архивист - специалист, чиято задача е да организира архивни дейности. За сигурността на документите, които са му възложени, той носи пълната отговорност. Неговата работа не е възможно, без да преминават специфично указание или дори (ако е необходимо) стаж в институция на държавните архиви.

Нейните функции могат да бъдат прехвърлени на друг служител, който работи на непълно работно време. Обикновено отговорностите Архивистът са възложени на отделния работник в случая, когато количеството депозирана в документацията е достатъчно голям. В големите организации, персонал отделен пост за тази цел. В този случай, обаче, това обикновено се състои длъжностна уточняване на видовете работи поверено на архивиста, както и неговите права и задължения.

Основното нещо - процедурата

Случаи предадени на организацията на архива според специално разработена графика. Неговата рисунка трябва да бъдат съгласувани с ръководителите на всеки един от отделите, които ще предават документите и одобрени от архивиста. Тъй като работните документи в архива не само се съхраняват, но и от време на време се използва, определя правилата за тяхното издаване (ако е приложимо) на подаване на заявленията във вашата организация, както и външни заинтересовани страни.

Предаване на документи и да се празнува в някои книги на регистрация. има изисквания, заповеди, актове за прехвърляне на дела за временно ползване на трети лица процедури за процеса на регистрация (между другото те могат да включват офис и съда на прокурора). Издадени документи за до един месец от собствените си служители, както и до три месеца - представителите на партийните структури.

Основните правила на организации Архиви

Деяния архив, както и всяка структурна единица на базата на специални разпоредби, одобрени от ръководството. Служители на това в работата си да се придържат към своите собствени характеристики. Разпоредбите, приети от дружеството, са изложени основните правила на архивите (състоянието на функционални мярка за права и отговорности и състава на необходимата документация). По неговите основни задачи са:

1. Допълване на архива от документи, съставът на който в отделна секция на Правилника е в списъка.
2. Дръжте записи на материали и да ги държи в безопасност.
3. За да се развие до наличните документи намирането на помощ.
4. Позволява ви да използвате процедурата съхраняват в архив материал.

Ако вашата организация има документи, които могат да бъдат от значение за архивен фонд на Руската федерация, а след това се подготвят и да ги представя за постоянно съхранение в състояние на съхранение е един от външни проблемите на структурното звено.

неговата функционалност

архив функция систематично произтичат от неговите задачи. Основните от тях са следните:

1. Поддържа списъци с техните собствени източници на придобиване, което е, организации или бизнес единици.
2. Вземете от тях в един подреден начин документите за съхранение.
3. Имайте предвид, материали и осигуряване на тяхната пълна безопасност.
4. Формиране и поддържане на онлайн система за помощ, свързани с документите за архивни.
5. Провеждане информационно управление на услугите и всички структурни звена на организацията.
6. Организира издаването и използването на документите в съответствие с потребностите на гражданите и други организации, да се разгледа и анализира процеса на употреба.
7. Подгответе изявления и официални отговори на гражданин иска социална и правна природа.
8. Извършва дейности по изследване на стойността на даден документ, организират, за трансфер на производства с оглед на постоянно съхранение в общинската или държавен архив (в случая, когато организацията е един от посочените по-горе източници на придобиване на архивите).
9. Проверка на коректността на файловете формирането и архив в придобиването на източници - както в собствените си структурни звена и други организации.
10. За организиране на работата по поддържането на номенклатурата на стопанско предприятие.
11. Осигуряване на практически и методическа помощ при документиране на всяка структурна подразделение.
12. Участва в разработването на архиви и документи за управление.
13. За участие в събитията, държани за целите на обучението на архивисти и служители на позиции, свързани с управлението на документите.

Къде да го поставите

Нека сега разгледаме какво е там изискванията за архив стая. Най-важното от това, което трябва да се разглежда, - за да го поставите в никакъв случай не се допуска в сградите на старите символи сградите на дървени сгради, които могат да бъдат сурови, не само основното помещение, но мансарди с мазета, както и в сгради, има печка за отопление.

Ако същата структура като цяло е адаптиран за съхранение на хартиени документи, след архив непременно означава изолирана стая.

Ако вашата организация в близко бъдеще планира да създаде своя собствена архив, тук имате възможност да се запознаят със списъка на изисквания, които трябва да се разглеждат в процеса на подготовка. Така че, какви са основните изисквания към архив помещение, чиято мисия - внимателно и сигурно да съхранявате всички необходими документи?

Списъкът на това, което се изисква, за да бъде на разположение

1. Архив.
2. Стаята е предназначен за приемане на документи, временно съхраняване и аклиматизация.
3. Стаята, в която ще се използва документите.
4. Операционна зала (или стаи) за служителите.

Когато пространството не е достатъчно ...

В случай, че пространството на файла стая не допуска възможност за отвличане при него няколко стаи посветен един интервал трябва да бъдат разделени на зони, разделени от вътрешни преградни стени. Основното изискване, което трябва да се спазва стриктно в този случай - изолирани една от друга локализация на документи за съхранение и работа с тях.

Отделна стая или специално конструирани и адаптирани като сграда съхранение документ се използва като резервна, е необходимо да се отстранява от предмети, носещи риск по отношение на възможността за пожар. Като пример могат да се посочат паркинги, гаражи и бензиностанции. В непосредствена близост до сграда или помещение архив не трябва да е предмети, които служат като източници на замърсяване на въздуха.

В идеалния случай, файловете винаги трябва да се поставят в отделен, предназначени единствено за това сграда, построена с всички необходими правила и разпоредби. Но, за съжаление, реалността се диктува своите условия, както и в повечето организации, документи се съхраняват във вече съществуващите съоръжения, преобразува и адаптирани за тази цел.

Това право да говорят

Запознаване с нормативните изисквания към сградите и помещенията на архива. Те са, както следва:

1. Сградата, в която се предполага, че са бъдещето на съхранение е необходимо да се отнася до броя на административно. Тя е строго забранено да се поставят в архива, където има кетъринг услуги, хранителни складове, магазини от категорията на запалими вещества и агресивно, както и съответната химическа технология се прилага.
2. Изключени да го поставите в неотопляемо помещение и където не е спазил хигиенните изисквания. На неприемливостта на неизправност архиви сграда споменато по-горе.
3. Това е особено важно, за да се съобразят с изискванията на противопожарните за помещението за архив. Неговата безопасност за възможен пожар - един от основните условия за безопасно съхранение на документация. През януари 2009 г. на Министерството на културата на Русия е издал заповед № 3 прие поредица от нормативни изисквания, определени в специалните правила на безопасност при пожар на правителството на Руската федерация и общинските архиви. Когато устройството на регламентите на документи за съхранение трябва да се спазва, без да се провалят.
4. Дизайнът на сградата е да се гарантира невъзможността от наводнения. Стаята се изисква да има авариен изход. В никакъв случай не трябва да премине през него главната тръба (водоносен или газ).

Възможно ли е да подаде поставяне в мазето?

Не се препоръчва поставянето на архивно съхранение в мазето стая, горните етажи или промени като такива подпокривно пространство.

В извънредни ситуации, може да има и изключения от това правило. Те се приемат когато мазето сухо и се нагрява, снабдена с механична вентилация, способен да се предвиди един час или две тройни дишане. Архив за таванско или таван е възможно само при условие, че подходящите условия на температура и влажност.

Много важно условие за помещения архив по отношение на устройството за окабеляване. Той е длъжен да бъде затворен с херметически затворени контакти. Връзките на преносими електрически съоръжения са снабдени с гумена изолация. Не трябва да се поставят на закрито или общо съхранение на етаж прекъсвачи.

Избраният без запрашаване и не-корозивни материали като строителни материали за довършителни архивни хранилища. пожарогасителна система трябва да бъде оборудвано с помощта на неутрален, безопасни за документа. Не е разрешено да се използва огън в магазина, включват климатици или място чужди тела.

За да обобщим

След намаляване на избраната област в съответствие с всички по-горе изисквания към помещението за архив, да вземе окончателно решение относно пригодността или непригодността за използване. Вземете такова решение след проверка на възможно санитарно-епидемиологичната станция и Държавната Fire надзор. Архивът може да се постави навсякъде, където е планирано едва след процедурата на подробния преглед.

Неговата цел - да се изясни стаята огън и определяне на подходящо ниво, да се запознаят с основна структурна издръжливост, гарантира здравината на припокриване между етажите при изчисляването на потенциалната натоварване (оборудване за архива, а теглото на съхраняваните документи), проверите наличността и актуално състояние на системите за вентилация и отопление.

В одита участвали като представители на организацията (обикновено служителите на бъдещата архив) и служителите на всички съответни услуги - .. Building, пожар, сигурност и т.н. Резултатите от проверката са отразени в изготвянето на окончателния акт.