Инструкции за документиране, нормативен документ,

Официален нормативен акт да се определи и да се създаде процедура за регистрация и изготвяне на документи (както и работа с тях), във всяка организация е инструкцията за работа в офис. Тя трябва да бъде на разположение през всяко предприятие, всяка компания и институция. Разработено инструкция за работа в офис, без да се провалят, въз основа на националните регулаторни и процедурни документи. Но, в същото време, тя трябва да отразява конкретните характеристики на конкретен офис на организацията, състава и публикувайте документи, обслужване структура, наличието на архивите и степента на компютъризация на всички операции на отдели. От това следва, че инструкциите на офис работи дадена организация винаги е оригинален, и ще се вземат под внимание всички нюанси и особеностите на състава и обработка на документите, които са уникални за дадена структура.

При съставянето на този регулаторен документ за вашата фирма, можете да използвате традиционните видове управление на документи записи, да вземе от нея се подчертава, задължителен за всички, както и за добавяне на елементи, които трябва да се предписват само за вашата организация.

Като правило, инструкция за управление на документацията включва общи разпоредби, различни тематични секции, както и всички видове приложения. Общи разпоредби конкретизират Валидност на настоящото ръководство, на регулаторната рамка и отговорността за неизпълнението. Тематични раздели съдържат информация за вида на документите и реда за тяхната регистрация, на зрението, размножаване, успокоение и съхранение. В съответствие със спецификата на предприятието, в този раздел може да бъде значително разширена. В зависимост от променящите се условия на труд и въвеждането на нови технологии тематични секции могат да бъдат променени и допълнени. Приложения към инструкциите включват нагледен справочен материал: Образец на отпечатъци от печати и щемпели, диаграми на информационния поток, както и проби от попълване на формуляри.

Инструкция в някои случаи може да е временно (инструкция в производство пред окръжния съд или във въоръжените сили). Временна инструкция за офис, одобрен за определен период от време, например, преди пускане в постоянна. Това е решен индивидуално!

Добре писмени инструкции за работа в офис отразява целия процес на работа с документи и логическа последователност на всички етапи от процеса. Той регулира не само офис услуги, но и на целия административен апарат. Инструкция е одобрен и влязъл в действие само със заповед на ръководителя на организацията и впоследствие служи като нормативен акт, въз основа на което е документирано и всички документи на предприятието.

Правилното формулиране на офис - важно условие за правилното функциониране на организацията. Художници са необходими за качествено офис услуга за запълване на всички документи, за да се запознаят на нови служители на реда и попълнете правила заготовки, представят доклади по време и без грешка, компетентна и навременна изпълнява възложените му задачи, да започне работа незабавно (веднага след като получите входящо документ или ред). Ако самата глава приоритет спешността на извършване на поръчки или документи, работата, извършена на тази основа. В други случаи, при въвеждане на значителен брой документи, ще бъдат обработвани в съответствие с пристигането на датата.