Организацията на работа с документи

Работа с документи на човешките ресурси има особено въздействие върху качеството на функциониране на административния апарат, както и формиране и работа културата на работниците и служителите. Колкото по-професионално работата е в ход, толкова по-успешно дейността на предприятието като цяло.

Вътрешното разпределение на работата на всяка фирма включва различни мерки, за да се подготвят, подкрепа, пълнене, копиране, прехвърляне на бизнес информация. Практиката показва, че около седемдесет процента от служителите прекарват на тези дейности. Трябва да се каже, че организацията на работа с документи, става все по-важно. Днес, тази дейност се счита за един от основните фактори за конкурентоспособността на съвременния предприятието.

Организация работа с документи изисква специален подход да получава и обработва данни бизнес, координиране на процесите на формиране и промяна на информацията. Правилно организация на работата с документи, намалява времето за търсене и увеличава точността, актуалността, премахване на излишъка на.

Като се има предвид годините на практика са били произведени три основни типа на работа с документация за смесени, децентрализирани и централизирани.

Последната форма включва концентриране върху структурирането на голямото разнообразие на операции при провеждането на един-единствен елемент в предприятието. Така единица може да се споделя или отдел персонал, офис и други подобни. Водене може да направи и един човек, който е секретар. Във всеки случай, за разделяне на отговорностите или служител ще включва изпълнението на пълен цикъл от дейности за обработка на документацията на получаване да предаде на отдела за архив. Тези дейности включват приемане, обработка на бизнес информация, регистрация, съхранение, контрол върху изпълнението, изпращане, референтни и информационни дейности, поръчка, преди да прехвърлите към архива.

Централизирано организация на работата с документите, считани за най-ефективна и следователно, по-предпочитана. Това е особено важно в малки предприятия. С този метод, систематизиране на документацията значително намалява разходите за мерки за обработка на информация. В допълнение, значително подобрена организация на труда на служителите. В тази форма на работния процес по-ефективен работен офис оборудване, постигнато единство в методологията и управлението на дейностите, свързани с обработването на документацията.

Срещу централизирана система е децентрализирана схема. В този случай, услугата си за работа с документацията генерира за всяка единица. В тези единици, всички операции се извършват самостоятелно. Децентрализирана система е по-характерно за тези институции и организации, които са разделни отделения в различни териториални смисъл апарат. Освен това, тази операция система е подходяща за тези предприятия, документ, в който различна специфичност (например, е необходимо да се осигури защита на информацията).

Най-често, междувременно, е форма на смесена система. В този случай, известна част от всички операции (като правило, за приемането и обработването на изпратените и получените документи, съхранение, копиране) се извършва в централния блок. Структурните части на предприятието в същото време се осъществява чрез печатане на дейности (създаване), подреждане, съхранение и подготовка за доставка до архива.

Изборът на един или другите вериги с документация се извършват в съответствие със структурата на предприятието.