Workflow в предприятието. Управление на програмата Документ и водене на отчетност

Автоматизация на работния процес е мярка прибягна до почти всички съвременни бизнес. Дори малки компании работят с маса от различни документи, включително писма, бюджети, фактури, договори и всякакви изисквания. Именно поради тази причина, че почти всяка съвременна организация се опитва да използва тази мярка като работен процес, който се осигурява за сметка на пълнота и съхраняване на данни, по-лесно намиране и съхраняване на разнообразна информация, както и ограничаване на оптимизиране на времето, необходимо за нейното одобрение.

Защо го направи?

Почти всички служители на компанията прекарват много време, опитвайки се да намери правилната информация и статистика красноречиво казва, че отнема около половината от работното време. Както става и така, че трябва да се пресъздаде наново, вместо да използват отново всички документи, които съществуват "някъде". Това е стандарт е ситуация, в която на оригиналния текст на договора е адвокат в компютъра, както и откъси от дневник на ценните книжа, съпътстващи изпълнението на договори, изпълнени в счетоводната система, сметки и актове се съдържат във финансовия отдел на хартиен носител, както и кореспонденцията относно провеждането на договора работа е в областта на електронните пощенски кутии служители. Тази "дисперсия" на информация е изключително вредно за сигурността, целостта и последователността, той е в такива ситуации има действителна автоматизация на работния процес.

Чрез въвеждането на специализирани информационни системи решен преобладаващият-голямата част от проблемите. Например, някои от системата за бюджетиране дава възможност да се създаде система от свързани помежду си бюджети, последвано от образуването и съхранението на различни версии на тези документи, както и индикация за състоянието им. По този начин проблемът е частично решен бюджет документ чрез използването на такива системи.

Но не забравяйте, че сегашната бюджетна рамка, както и отчитането и ERP-системата в по-голямата част от случаите се работи с структурирана информация, т.е. вида на данните, които могат да бъдат създадени и съхранявани в табличен вид. Според повечето експерти, общата сума на данни на всеки съвременен бизнес структурирана информация осигурява само 20%, а останалата част включва електронна поща, текстови документи, различни съобщения за преговори и срещи, изображения и т.н. Доста често, без да извършва проучвания неструктурирана информация просто не е възможно да се направи един нормален kontektsta оценка, която вече присъства структуриран. Съхранение, събиране и последваща обработка на тези данни се осигурява чрез използването на такива мерки, като на работния процес, както и за управление на съдържанието системи информация за компанията.

Какво е това?

С помощта на електронна система за управление на документи, предоставя организации на всяко взаимодействие между служителите на една организация, въз основа на представените документи. Отново 1C документ предвижда създаване на документи, възможността за преместването им в организацията и ще запази контрола върху изпълнението на документи и процеси, описани от използването им. По този начин, на електронния документ предвижда компанията огромен брой предимства, превод работата й е всъщност едно ново ниво.

Всеки един документ в тази електронна система се характеризира с цял набор от данни, които го характеризират еднозначно (често по-нататък такива комплекта карти). Картата може да съдържа разнообразна информация, включително и вида на документа, датата на образуване и промяна, автор, както и пространство за съхранение и още много други. В бъдеще системата за управление на документи ще предостави за съхранение и извличане на необходимата документация в съответствие с данните, които са били определени в картата.

възможности

Електронно управление на документи осигурява организации с не само много предимства, но и открива много нови възможности, което също е важно.

централизиран контрол

Независимо от това колко голям е този или онзи предприятие система за управление на документи дава възможност за бърза промяна във формата на документи, които се движат по него. Например, за да се промени формуляра за кандидатстване за някоя от разходите по различните центрове на отговорност само за да се направят някои корекции, за да шаблона достатъчно, че искът, който вече се съхраняват в системата. След това, служителите, които пълнят това приложение няма да могат да се използват за документиране на остарели форми, тъй като попълването на заявлението и изпраща чрез системата.

Подкрепа на жизнения цикъл на документация

Всеки документ, който ще се откаже и се обработват по всяко предприятие, задължително преминава през няколко етапа, определени. Например, когато става въпрос за корпоративния бюджет, е необходимо първо да се направи, и след това да одобри и да изпълни в определени часове. След това, различните актуален и планиран изпълнение на бюджета, предмет на задълбочен анализ и изпратен в архива. В 1C документ предоставя пълен контрол върху целия жизнен цикъл на документите, като се вземат предвид основните изисквания на корпоративната среда, както и на различни правни норми и стандарти в индустрията на бизнеса на компанията.

Работа в екип

Електронна система за управление на документи осигурява много повече от една организация за колективна работа по документи, и в присъствие ще бъде експерти, които са в различни офиси или дори в различни градове.

Системата съхранява достатъчно голям брой версии на един и същ документ, в допълнение към преките и промяна, те могат да поясняват данните, това е, добавете към тях някои коментари и бележки, без да се засяга основната информация, която той трябва да достави.

конфиденциалност

По-скоро важна характеристика на тези системи е, че в един и същи документ 1C да се абонирате чрез специален електронен подпис, последван от криптиране на. Това дава възможност не само да се потвърди автентичността на всяка информация, но също така еднозначно идентифицирани с автора, както и да се постигне най-ефективна сигурност за съхраняване на различни данни, ако е необходимо.

маршрутизация

Ако системата за електронно управление на документи не е на разположение, а след това в този случай на работника или служителя, който участва в създаването на определени ценни книжа, трябва задължително да се разбере кой е най-добре да се прехвърлят тези ценни книжа. Електронно управление на документи в предприятието да се прехвърлят автоматично данни прав човек.

Сама по себе си, на маршрута е свободен и твърда. Безплатна дава възможност да се документира по посока на абсолютно всички получатели в зависимост от случая, а строгите осигурява възможно най-точно регулиране, но в специални случаи действието на предварително инсталиран в документацията на системата на правилата за движение може да е малко пауза (например, ако имате нужда да изпрати проекта на документ за преглед до някои външни експерти).

контрол на достъпа

Има няколко възможности за това как да се направи разграничение между различните правомощия на служителите на компанията по отношение на управление на документация. По този начин, усъвършенстван работен поток позволява на човек да даде пълен контрол над данните да ограничат възможността за редактиране или дори позволи само да бъдат преглеждани или бележки на някои файлове. Това значително опростява работата с различни данни, както и че е важно - става много по-безопасно.

интеграция

За да се осигури максимална цялостност на данните, който се изготвя в дадена фирма, електронно управление на документи в предприятието предвижда интегрирането на инсталираната система с други - финансови, стопански, аналитичен, и т.н. Чрез такава интеграция предлага модерна система за работен поток достатъчно често използва като един вид връзка между многобройните видове софтуер.

Документи на всички системи, е логически свързани с тази информация, наречена контекст. Това може да включва съдържанието на хартия или имейли, факсове, платежни документи, записи на дейностите, видео или аудио записи, а дори и много друга информация. В контекста на документа може да се добавя ръчно или напълно автоматизиране на процеса, в зависимост от предпочитанията и нуждите на управлението.

Например, модерна система за автоматизация на работния процес в процеса на формиране и последващите промени в бюджетите могат да се използват редица други контекстуална информация:

• всички видове изследвания на пазара, в това число не само себе си, но също така и тези, които са получени от външни източници;
• Различни споразумения с партньори (купувачи или доставчици);
• Специални правни и справочни документи;
• допълнителна документация, която отразява в себе си никакви ограничения или предположения (като например, нивото на инфлация, валутни курсове и други данни);
• протоколите от заседанията, проведени, за да обсъдят всички версии е бюджетът, и включват всички видове на работниците коментари и наблюдения на участниците в процеса (често такава документация се изпраща сред всички служители чрез електронна поща и се съхраняват отделно от бюджетна информационни файлове).

Потребител, който работи с бюджет, по всяко време, ако е необходимо, може да видите някой от горепосочените документи, като модерна технология поток му позволява да направи това без никакви дълги търсения.

Какво системи се използват при нас?

Един от най-популярните софтуерни решения, които могат да бъдат намерени в руски компании може да се нарече комбинация от Microsoft Outlook комунални услуги с Microsoft Exchange Server. Първото заявление по принцип намира на почти всеки компютър, докато Exchange Server често се приема да се използва като пълноправен имейл сървър. Въпреки факта, че компаниите, които вече преди известно време, е въвеждането на електронен документ, държан, такива програми се използват само като платформа за електронна поща, след като някои централизирани настройки дори този софтуер може да се използва като доста функционален автоматизация на работния процес в продължение на почти всички организации, ,

В момента на руския пазар е пълен с десетки различни системи, с помощта на която автоматизация на документ за управление, както и подобен софтуер предлага не само Западна, но и местни предприемачи. Дори Microsoft, в допълнение към посочените по-горе програми, предлага дори комунални услуги като управление на съдържанието сървър или SharePoint Portal Server.

Най-мощният сред всички съществуващи системи се счита за Documentum, но най-вече големи компании използват този процес автоматизация. Workflow на някои компании за сметка на автоматизиран софтуер Lotus Notes пакет, но много от тях го наричат един вид "дизайнер за програмисти", като се създаде въз основа на пълното му система е доста трудно.

Каква е разликата между руски и западни системи?

Ако говорим за основните разлики между местни и чуждестранни комунални услуги, те са на разположение в мащабиране способности. Например, ако системата на Западните разработчиците могат да работят в почти всички операционни системи, това е най-вече вътрешно разработен само за всеки един от тях, и разбира се, че това е често Windows. Западните системи са конфигурирани да използват всички СУБД. Такива руски системи ограничения могат сериозно да попречат на възможността за изграждане на различни платформи, интегрирани решения.

По отношение на функционалност, като основната разлика се крие във факта, че в dokumentoproizvodstva автоматизация на Западния и работния процес изпълнява няколко програми, които могат да бъдат издадени в рамките на една марка, но целта за най-различни цели. Например, Documentum предлага редица отделни продукти, които се използват за пълна автоматизация и интеграция с ERP-система, подкрепят проектиране и инженеринг за управление на документи и т.н. Преобладаващото мнозинство от софтуер, разработен в Русия, насочени към решаване на конкретен проблем.

Също така да се отбележи, е, че основната разлика е в подхода на двете страни за това, което е система за автоматизация на работния процес. Западните системи са предназначени да предоставят пълна автоматизация и последващи подкрепа чрез различни бизнес процеси в организацията, а преобладаващата част от вътрешни програми за автоматизиране само на определени функции.

Цената на западните системи за приблизително варира от $ 400 до $ 1000 за всяко едно работно място, без да се смятат разходите за прилагането им, хардуер и софтуер, необходими за осигуряване на нормален електронен документ. Често самостоятелно въвеждане струва около половината от обичайната цена на лицензи, тъй като повечето от програмата за автоматизация на работния процес изпълнява различни промоции, но в някои ситуации, на цената на един порядък по-голяма. Един от най-трудните винаги е проектът на автоматизация на финансова документация по отношение на изпълнението на такива проекти да струва около 2-3 пъти по-висока от цената на лицензи.

Вътрешен софтуер продаден за $ 200-600 на едно място, и в допълнение към това се вземат предвид разходите за допълнителни програми и различни съоръжения. В крайна сметка, изчисляване на сравнителна стойност се извършва по същия начин, както в западните системи.

Удобства

В преобладаващата част от случаите, като приоритет посока на автоматизация са процесите, свързани с хармонизирането на документи, например, процесът на първоначална подготовка и по-нататъшното изпълнение на бюджетите. Въпреки това, много отбори вече използват за автоматизация на офиси и работния процес, тоест, с процедурите за регистриране на входящи и изходящи документи.

Въведение в електронната система не е коренно различна от въвеждането на каквито и да било други автоматизирани системи, поради което е необходимо да се спра на отличителните черти на този проект.

Създаване на съхранение от корпоративен клас

Въведение документ автоматизация във всеки случай, предвижда някои корпоративни хранилище, в което да се съхранява цялата документация. Логическата структура на съхранението, развитието и по-нататъшно прилагане на политиките за сигурност, както и йерархията за съхранение на документи изисква максимална точност и трябва да се провежда на по-ранен етап на проекта.

Трябва да се има предвид, че функцията за съхранение могат да бъдат внедрени в началото на проекта, така че най-може да се направи по-ранен етап, за да се движат всички документи от сегашните места за съхранение в един корпоративен хранилище. В резултат на това, потребителите могат да се запознаят с някои от основните функции на системата, и едновременно с това овладяване и неговото прилагане. Ускоряване адаптирането на работниците и служителите за изпълнение на системи могат да бъдат чрез използването на обслужващите функции, като например сигнали за промени в документацията, появата на нови документи и т.н.

По този начин, необходим работен поток за всяка модерна компания, която се стреми да се развива и да се подобри дейността си.