ЗаконДържава и право

Договорите за съхранение в организацията: на регулаторната рамка, времето

Договорите за съхранение, свързани с някои проблеми. По-специално, в някои случаи е много трудно да се определи до каква вид се дължи на конкретен инструмент, как да го съхранява, при какви условия, как да се разрушават и така нататък. Всички тези фактори се урежда от правото, но поради факта, че един и същи договор в различни ситуации могат да изискват различни периоди на съхранение, често имат най-различни проблеми, неясноти, и така нататък. Разберете, всичко това е необходимо, въпреки че може да се окаже трудно. Трябва да се разбере, че в случай на неспазване на изискванията на законодателството в области като договори за съхранение в архива, управление на документи не може да бъде само неефективни, но и опасен от гледна точка на възможно наказание или наказание.

Защо се запази?

Договорът трябва по всяко време да бъде на разположение не само по време на своите действия, но също така и след това. Може да се наложи някаква информация, което е отразено в тези документи, някои данни, които ще изискват управление, и така нататък. Много спорове, които обикновено се състоят в това, че едната или другата страна на недобросъвестни пригоден да изпълни своите задължения могат да бъдат решени с помощта на договора като извънсъдебно и официално в съда. Вие също трябва да се разгледа възможността за извършване на одити на определени периоди, които ще бъдат изпълнявани от държавните контролни органи. Те могат също така да поискат документи за определен период и ако договорите за съхранение в организацията, срокът на тяхното унищожаване, както и други подобни функции се изпълняват неправилно, може да бъде обект на много тежки глоби. Естествено, първото нещо, което ще бъде виновен ръководството, но след като ситуацията се стабилизира, началник непременно си спомня кой е виновен, той е имал проблеми от нищото. Това е договор и всякакви други документи се пазят в строга определени срокове. Много компании обикновено предпочитат редовно да разширите архива, и нищо да се унищожи, за да се избегнат възможни проблеми, отколкото да се направи грешка и след това да се ровя последствията.

законодателство

Договорите за съхранение в организацията закон описва съвсем ясно, ако не се вземат под внимание факта, че това не винаги е възможно да се оцени правилно този или онзи документ. Като цяло, договори директно на отделен закон не е, те са посочени в общия списък на стандартни архивни документи (или управлението на архивни документи), които се образуват в процеса на функциониране на организации, държавни агенции, местната власт и така нататък. И двата варианта са изброени както с ръководството и с обичайните документи, одобрени от Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация. Видът, който се отнася до административни документи, има номер 558 от 25.08.2010 г. на годината, а на втория вид - № 1182 от 31.07.2007 година. Проучване на тези документи е силно препоръчително, но най-добре е да се изолира в процеса на учене за себе си точно тези документи, които се използват в дадена институция и се отнасят до определена област на отговорност. Списъците с прекалено много информация, за да запомня всичко, но ако се определи каква документация за това, което се прилага и колко е съхранен, вероятно, договори за складиране, ще бъдат много по-прости и по-лесно. В много случаи, всички използват хартия, покрита с 3-4 точки, за да се запознаят подробно, че не е толкова трудно.

различни видове

Тя използва две основни системи за споразумения за разделяне за тяхното опазване. Така че, най-малкото общо системата е да се свързва с срок на годност. Разпределяне на краткосрочно и дългосрочно и постоянно съхранение. Първият вариант включва договор за срок до 10 години. Вторият - повече от 10 години. Постоянен най-често се използва само когато се унищожи документ не може да бъде най-малко. Тази система не е много удобно. Договорите за съхранение в архива, който термини са определени по този начин, често води до объркване и грешки, отколкото в действителност помага да се сложи на процеса на водене рекорд. Тъй като една обща система е да се свързва с вида на договора. Повечето предприятия те се предлагат в три основни разновидности: профил, домакински и труд. Първият и вторият в голямата си част са сходни, и те обикновено се съхраняват само за пет години. Разбираемо е, че в рамките на профила се отнася за всички договори и всички документи, свързани пряко с основните сфери на дейност на организацията. На трето място, вида на трудови договори, в много случаи, също се съхраняват само на 5 години, но в определени ситуации, този период може да се увеличи значително. Така например, ако няма сметка, а след това такъв договор би трябвало да се съхраняват в продължение на толкова, колкото 75 години, което не е много удобно. В действителност, ако не отиде в особено проблема, той може да бъде произволно ограничаване на срока на годност на 5 години и да забравите за проблема. Но в такава ситуация е вероятно да пропусне някои от факторите, които могат да увеличат периода, през който договорите от подобен формат за съхранение следва да бъдат задължителни, и това е, когато можете да се уверете, че глоба или други проблеми, които се опитва да избегне всякакъв нормален човек.

Трансфер до архива

Процедура за прехвърляне на договорите за депозит в архива, условията за които вече са с изтекъл срок, може да се различава в зависимост от компанията. В някои случаи, служителите просто свързват документа един до друг и се поставят в един тъмен ъгъл, който се счита за един архив. Но от друга фирма на целия процес може да бъде ясно описано в стандартните документи, ще представи лицето, отговорно за файла или дори специални правила номенклатура за подаването, влезте и така нататък. И двете опции могат да бъдат удобни, в зависимост от много фактори. Например, първият вариант е подходящ малка компания със скромен оборот. Няма да има толкова много документи, че винаги можете да лесно да намерите всичко по същия тъмен ъгъл. Но втората, каза, че ситуацията е сериозна подходящ за корпорации, които представляват голям брой работници и служители, и просто трябва някак си не се удави в документа. Общото правило, което е различно договори за съхранение в организацията на всяка форма на собственост, е времето на предаване на архива. Като правило, служителите са длъжни да изпращат документи до определен период от време, независимо от това, когато те всъщност остана без време стъпки. И обикновено, като архивиране се извършват в началото на годината. Това означава, че дори ако договорът приключи през февруари, все още ще трябва да почака до следващата година, за да го сложи в склада.

унищожаване

Както бе споменато по-горе, само защото не може да унищожи договора. Първо трябва да се уверите, че наистина е бил в точното време. Само тогава можем да унищожи този документ. Но тези действия често могат да бъдат опасни неговите последици, поради което по-голямата част от служителите предпочитат да ги правят единствено с ръководството на санкциите. Тя изглежда така: служител събира проба от цялата документация, която е вече вън период или към своя край. Договорите за съхранение на централата, е желателно да бъде изградена така, че тази процедура за вземане на проби не отне много време. След това, въз основа на получено списък, направени доклади за управление, документът е подписан, подадена, и едва след това, когато всичко това се прави, започва процесът на унищожаване на преки договори и други подобни ценни книжа. Договорите за съхранение в архива на регулярна основа - не най-доброто решение, особено след като някои компании дори успяват да го направите малко по малко, като им към рециклиране и така нататък.

Пример запис и система за съхранение

За да се разбере по-добре от всички характеристики на основните точки на дейност може да доведе до сравнително проста съхранение организация документация за пример на работния процес. Така че, не е член на персонала, обикновено някой от счетоводен персонал, който е отговорен за съхранението на договори с изпълнители, или всякакви други подобни ценни книжа. Той има отделна папка, в която пребивават, докато акта. Веднага след като договорът е затворен, той се премества в друга папка. Тя ще бъде удобно да има специален регистър в електронна форма, когато тези документи са посочени в ред, се посочва периода на съхранение. Но първо, трябва да се определи този период. Най-добре е да пуснете папка за всички ведомства, които по един или друг начин свързани с договора, за да се разбере по-добре същността им. С опита на необходимостта от подобно действие ще изчезне. След това, когато точно ясно какво представлява всеки един от документите, щампован бетон продължително съхранение. В някои случаи ще бъде удобно да се уточни на договора и датата на приключване, priplyusovyvaya си 5 години (или повече), за да се уверят в точно когато хартията може да бъде унищожена. В действителност, дори и в началото на организирането на процедурата по издаване не е много трудно, но след продължителна употреба ще продължи да е по-опростена. Когато договорите за съхранение в организацията, която е унищожаването на живота вече е одобрен, ще бъдат стандартизирани, целият процес ще продължи няколко минути. И тогава дойде на годината, когато можете да унищожи някои документи. Те са извадени от папката, двойно проверени за възможни грешки и, заедно със списъка на тези документи, представени на надзорник. Той, от своя страна, трябва отново да се провери дали всичко, както е посочено в списъка, тъй като той ще остане начело на виновните в случай на проблеми. Ако всичко е наред, ръководителят подписано разрешение да унищожи и това е мястото, където всеки идва като собствената си интелигентност. Някой току-що сълзи и хвърля. Други използват шредера. Други седят на боклука, не горят и така нататък.

Когато започне периода на задържане

Това е един много важен въпрос, тъй като повишава много грешки с него. Договорите за съхранение в предприятието на Беларус или Руската федерация в този случай, точно същото, както и започва в момента, когато новата година започва, в която специално документ вече не е валидна. Например, има договор, който приключи в 15 юли 2010 г. Необходимо е да се запази в продължение на 5 години, но това не може да унищожи 15 юли 2015 г. и в началото на 2016. Това означава, че докладът продължи 01.01.2011 г., а не от седмия месец на предходната година. Обикновено, за да се сведе до минимум всякаква възможност за грешка, се добавят към срок 1 година преди това определение. И само след като е преминал процесът на унищожаване започва.

функции за съхранение

Като цяло, има конкретни препоръки за това как трябва да изглежда и работи архива. В идеалния случай, съхранението на договори за отговорност, плащания към изпълнителите, трудови договори и други подобни такава документация трябва да бъде на проветриво и сухо място. Освен това, тези документи се поставят върху рафтове (отворени или затворени). Ако те принадлежат към строги отчетните форми или документите, отбелязани с "търговска тайна", трябва да е налице специални сейфове. По принцип никой не проверява този момент, защото това е препоръката да се отбележи, че най-печелившата предприятието. В крайна сметка е много проста: ако не ви санкционират за себе си система за съхранение, това се дължи на липсата на ценните книжа, които се изискват често, за да бъдат наказани. И ако има наводнение, или документи, ще бъдат унищожени по друг подобен начин, вината за това е само една конкретна фирма.

Отговорност и изпълнители

Основно и основната отговорност за всичко, което влиза в договорите за складиране се на ръководителя на организацията. Той беше този, който в присъствието на проблемите ще бъде отговорен за държавата и да страдат от всички възможни проблеми. Освен това, след след него, то обикновено е главния счетоводител, адвокат и на работника или служителя, който е отговорен за съхраняването на документи. Но обикновено, всички тези лица се наказват вече се отправят към степента на допуснатата от тях. В действителност, повечето от относително малки организации за система за мониторинг на договори се носи от счетоводния отдел. И в този началник отделение счетоводител или назначава самостоятелно или като общо гласуване, специфичната лицето, което отговаря. В някои случаи, лицето получава малко увеличение на заплатите, които трябва да се компенсират допълнителните обема на работа, но по-често, последната точка просто се игнорира, като подчерта, липсата на средства и други подобни фактори. В по-редки случаи, е отговорен за съхраняването на документи, като цяло, и по-специално договори, действа адвокат. Но това не е много удобно, защото този човек може да бъде само отговорен за договора, а останалата част от документите, които му се използват да се знае само повърхностно. По-удобно, когато има един човек, който се занимава с този въпрос. Това ще бъде най-точните и не върши дребни гадни бъгове като това може да направи други служители.

резултат

Договорите за съхранение в организацията се осъществява въз основа на пълно съответствие с всички разпоредби на закона. Това е предпоставка, която може да поеме всички проблеми на предприятието. В този случай, най-малките нюанси, вътрешните правила, регистри и свързаната с тях документация може да се различават от фирма за фирма. Основната отговорното лице се счита за шефа, но той може да повери този момент друг човек. Това ще улесни работата на ръководството, но не го отстрани от дълбочината на отговорност за евентуални грешки. Това е служителят, който се ползва с доверието на работа с архивни документи, трябва да е отговорен и ясно да разберат своите задължения в замяна на реални пари, а не вербална благодарност, тъй като това обикновено се случва с увеличаване на натоварването, без компенсация му с допълнителни средства за заплащане.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 bg.unansea.com. Theme powered by WordPress.