Документите за персонала, техните видове. Какви са заповедите за персонала?

Независимо от вида на дейност, който и да е организация, която работи с хората. Съдебна регистрация на работници е необходима на всички етапи на трудовото правоотношение. Структурата на документи за персонала, създадени в тези случаи включва много различни видове регулации на ценни книжа и лични данни.

Работодателят е длъжен не само правилно да се поддържа документи за счетоводен персонал, но също така да се организира тяхното съхранение и архивиране, както и, когато е необходимо, унищожаване. Всички тези действия трябва да са съобразени с нормите на законодателството.

Какви са съставките на документи за персонала

Всички етапи на движението на работниците и служителите трябва да бъдат отразени в съответните ценни книжа. Структурата на документи за персонала, отразяващи движението на персонала, включва следното:

• документи, свързани с търсене и набиране на персонал;
• документи, отразяващи текущи дейности на служителите;
• подзаконови актове, уреждащи процеса на труда и човешките отношения;
• различни поръчки по отношение на персонала, както са публикувани в един общ начин, както и стандартизирани;
• документи, включително лични данни за служителите;
• Архивни документи на персонала;
• документи от личен счетоводство и профили;
• други видове документи за персонал.

Правила за регистрация на документи за персонала

Персоналът на персонал и секретарски услуги бизнеса трябва да се помни, да се изработи лични документи в съответствие с изискванията на закона. Правилата, определени в правилника на предприятието, не трябва да противоречат на указанията на висшестоящите.

Правилното изпълнение на документи за персонала на фирмата, посочени в съответните инструкции. В него, с примери и препратки трябва да включва всички нюанси на определянето на хартия работа с персонала. Тази наредба се издава и одобрен от ръководството на организацията и е с неограничен срок.

Отделните документи могат да се издават както по електронен път и на хартиен носител. Ако текстът е написан на ръка, че е необходимо да се следи за точността на ръкописен текст и се опитайте да не се правят изтривания. Всеки коригира грешка трябва да бъде потвърдена pechtyu организация и удостоверява с подписа на главата.

Счетоводни документи персонал често са тайни, тъй като те съдържат защитени от закона лични данни. За да работите по-строго ограничен брой специалисти, които са им забранени.

Поръчки за персонал

Персоналът на служебни документи са два вида поръчки:

• Фирмени поръчки на основната дейност, но са свързани с работата на служителите;
• поръчки за личен състав на фирмата.

Те се различават по начина на регистриране, процедури за одобрение, подписване и публикуване. В допълнение, с лични поръчки е по-вероятно да работят служители на отдела за персонал. Там те и се съхраняват отделно от другите документи. Тези заповеди са част от документите по персонала на организацията.

Повечето от личните заповедите на стандартизирана форма. Използваемостта на такива форми предполага единство им за фирмата. Въпреки това, на задължителното използване на стандартизирани формуляри предписано само на държавни агенции и бюджетните организации. Фирмите с всяка форма на собственост не могат да се придържат към тези правила.

Сред най-често срещаните лични поръчки, както следва:

• нареждания за наемане и освобождаване на:
• поръчки за движението и прехвърлянето;
• Пътните документи;
• поръчки за всички видове ваканции ;
• разпоредби за сертифициране, образование и обучение, и така нататък. г.

Всяка поръчка на персонала се сведе до знанието на работника за който се отнася. Ако по някаква причина работникът или служителят не подпише документа, а след това се изготвя.

Всички лични поръчки трябва да преминат задължителна регистрация в специален регистър. В този случай, те се зададе номер, който показва, че те поставят по сметката, както и тяхното изпълнение се следи. Копие от заповедта е задължително подават в личен въпрос, оригиналният документ се съхранява отделно за една година, след това или изпратено до архивите или унищожени.

фирмени документи на персонала

Във всяка организация, в зависимост от формата на собственост и други функции, ще създаде най-различни документи на персонала на предприятието. Списъкът трябва да бъде внесен от инструкции за приложение на човешките ресурси.

Най-често тя е:

• набирането на персонал;
• списъка на позициите;
• работят книги и празни бланки за запис на заетостта;
• копия от лични документи на служителите;
• документи от личен счетоводство и архивите на служителите;
• длъжностни лица и други ръчни работници и трудови договори;
• заповеди или инструкции по отношение на служителите на компанията на основните дейности;
• документи на Комисията за сертифициране;
• упътвания и други документи за обучение и професионално развитие;
• документи за почивки, бизнес пътувания и трансфери;
• различни заповеди или инструкции от персонал;
• бележки, становища и официалните бележки от персонала, и така нататък. г.

Всяка компания, независимо определя желаните видове документи на персонала и начина, по който те създават и съхраняват.

Осъществяване бизнес личен

Най-важната и пълна информация за служителя влезе в личен въпрос. Документите и характеристиките на придобиването им, се определят от всяка организация, независимо и не забравяйте да се регистрирате в нормативен документ. Можете да зашие акции в двете напред и в обратен ред, или да формират групи.

Лични файлове могат да се извършват както на по-голямата част от хората в организацията, както и изключително върху главите и водещи специалисти. На практика, обаче, повечето организации предпочитат да имат набор от документи и друга информация за всеки служител, независимо от неговото положение и статут.

Категориите документи и копия да се съхраняват в личното досие на работника или служителя:

• профил или личен списък послужи за укрепване на основния биографична информация;
• копия на документи за самоличност и подпомагане на образованието и квалификацията, - паспорт, диплома, сертификати и лицензи;
• копие от трудов стаж;
• заявление за допускане, прехвърляне, и други;
• копия от всички заповеди на работника или служителя;
• копие от трудовия договор;
• други лични документи.

За всеки служител се стартира отделна папка, която подава посочените по-горе документи и техните копия. Съхранените лични файлове отделно от други документи на персонала. Те съдържат лични данни, и поради това не трябва да бъде достигнат от неупълномощени лица.

Лична карта: как да се прилагат?

Unified служител лична карта е задължителна за всички фирми, независимо от собствеността. Тя е основен документ, предназначен за отчитане на служителите на организацията.

Лична карта съдържа цялата основна информация за служителя. Напълнете я обикновено на ръка, но е допустимо да се направи първична информация с помощта на технологиите. Проведен лична карта през цялото време на служителя в организацията. При попълване на този раздел се допуска да отпечатате, и вложка паста.

При попълването на личната карта, имайте предвид референтните кодове. Те са изброени в дясно от масата, информацията в които обединени. Информацията в тези секции трябва да се съобразява с класификатори и други нормативни документи.

Личните карти ще бъдат правилно съхранявани отделно от другите лични документи на безопасно или в метален шкаф с ключалка. Този документ съдържа лични данни и при спазване на строг отчет. Когато се отхвърля служител подходящо вписване, и лично карта, издадена на архивно съхранение.

Работна книга: обработка и съхранение

Работна книга - документ, удостоверяващ трудовия стаж, трудов стаж и длъжност на служителя. Нейната поддръжка е задължително за всички. Тя се поставя в началото на работата и по-късно придружава лицето до пенсионирането.

Задължението да се купуват празни форми и вложки трудови книжки, лежащи на сметките на организацията. Нейните служители ги задържат в къщи, на сигурно и изключителни служители на отдела за персонал при поискване. Този пост е направено в съответната книга. Администрацията не се препоръчва за работниците форми и чисти уши трудови книги с неизвестен произход.

Издадена история заетост винаги само на ръка. Записи направени с химикалка със синьо мастило. Ако възникне грешка, е необходимо да се коригира и да потвърди, че подписването на администрацията и печат на организацията. Цялата ви информация трябва да се съобразяват със закона и подзаконовите актове.

заетостта записи се съхраняват отделно от другите документи в сейф. Забранено е да се даде на служителите си и повече трети страни. Ако хората във вашата организация, за да получават информация за вписвания в този документ, той прави копие на всички страници, а след това те са пришити и всяка страница се подпечатват. Когато се отхвърля служител работа рекорд карта присъдена на същия ден.

Оперативна съхранение на лични документи

Правилното съхранение на документи на персонал - един от основните задължения на служители на човешките ресурси. Информацията, съдържаща се в тях, принадлежи към категорията на лична и не се оповестява. В допълнение, съхранява и обработва тези документи се извършва при специални условия.

Преди подписване на трудов договор с потенциален служител задължително вземе писмено разрешение за обработка на лични данни. Копие от документа се намира в частен бизнес или в отделна папка.

Всички документи, свързани с лични данни трябва да се съхраняват отделно от обикновените акции. Достъпът до тях е разрешено само отдел квалифициран персонал и първият ръководител на организацията. Трети страни и организации за разкриване на лични данни на служителите, е строго забранено. Изключение прави съдебни и прокурорски органи, да направят официално искане документирано.

За съхраняване на лични документи са отделен кръг от въпроси. Папки и кутии с документи в заключен шкаф. Препоръчително е да ги изолират от пряка слънчева светлина и висока температура. За голям брой документи, е препоръчително да се отпусне специална стая.

Лични файлове, профили и лични карти се съхраняват в оперативната толкова дълго, тъй като организацията работи с определен служител. След изпичане, те са изпратени за архивно съхранение.

поръчки за персонал се съхраняват в рамките на една година след публикуването им. Длъжностните лица и другите инструкции безсрочен до тяхното премахване. Персонал, както и графика на празници се публикува всяка година и се съхраняват в отдел персонал или отчитането на една година след приключване на проекта.

Архивиране на документи за персонала

След изтичане на хранилище за данни персонала оперативната са изпратени до архива на документи за персонала. Това може да е подразделение на организацията или на трета страна, обикновено на държавата, на организацията.

Списъкът на документите, за да бъде дългосрочно архивиране, както следва:

• лични файлове, профили и лични карти оставки на служителите;
• непотърсени трудови книги и части;
• заповеди и инструкции по отношение на персонала с изтекъл срок на годност;
• списания за сметка на движението на документи за персонала;
• набирането на персонал;
• ваканционни графици;
• други документи, които се нуждаят от съхранение се изисква от закона или на Комисията.

Документи в архивите на Министерството на персонал подготвя секретарка. Дългосрочно съхранение на делото и други документи, като е възможно в организацията, както и договора в специализирана институция.

Документи за дългосрочно съхранение папка по дата форма, като се започне от по-рано. Необходимо е да се следи отблизо на физическата безопасност на хартията и, ако е необходимо, да се направи и заверява копие. Всички случаи са номерирани и зашити листа, след което се прави опис.

Папки с документи трябва да се поставят по реда си. В стаята е необходимо да се поддържа оптимална температура и ниската влажност, и да се избегне излагането на пряка слънчева светлина. Шкафове трябва редовно да се почистват от прах и обработка на документи, стая от гризачи и други вредители.

Унищожаване на лични документи

Въпреки дългосрочното съхраняване, документи за персонал могат да бъдат унищожени. Преди тази процедура се провежда заседание на специална комисия, която заедно да вземе решение за бъдещето на лични документи.

Унищожаване винаги ще строго в съответствие със списъка, в присъствието на всички членове на комисията. Това може да гори, унищожаване чрез смилане, пресоване и други методи.

Съставът на лични документи е многостранна и разнообразна. Служители на HR услуги и управляващите дружества трябва да знаят как правилно да се изпълни, съхраняват и унищожават.