Класификация Документ: основни критерии

Така че това е лесно да се разбере големия брой документи, разработени специални правила за тяхната подготовка и представяне, различни класификации, както и подходящите форми и методи на работа с тях.

Трябва да се отбележи, че класификацията на документи е изключително важно, защото помага да се подчертаят специфичните им характеристики и това прави възможно да ги използвате най-ефективно. Той е един от най-старите и до края на нерешените въпроси, развитието на която започна едва в края на 1960-те. Повечето от документация разпределен подход в отделни групи се прилага по-рано само за определени функции във връзка с обхвата или отделна наука. Едва наскоро многомерен класификация на документи е установено, която се основава на компонентите на информация и материали.

Всички документи могат да бъдат разделени в зависимост от следните критерии:

1. обстоятелствата на тяхното действие в пространството и времето. Имайте предвид редовността на публикуване (периодична и непериодичен), времето на възникване (оригинала, оригинал, копие, дубликат), мястото на производство (регионална, национална или чуждестранна);

2. Информация компонент.

• обърне внимание на съдържанието и степента на обобщаване на информацията (първична и вторична документация);

• класификация на документите включва размера на записаната информация за размера (формат), както и броя на страниците (общо);

• разделение над това как информацията се възприема (документите може да се чете от човека или изискват специални технически средства);

• тази класификация на документите включва също толкова популярен персонаж средствата, чрез които записват информация (текст и не-текстова форма);

• за запис на данни метод съгласно разграничи написани на ръка, печатни, механични, магнитни, фотографски, оптични, лазерни и електронни документи.

3. Материал компонент, който включва определени критерии (като материал на информационния носител, както и неговата форма и дизайн).

Заслужава да се отбележи, че разпределението на документация за отделните групи в съдържание и форма позволява по-ефективно да се организира работата с нея.

Заслужава да се отбележи, че има и съответната класификация на счетоводните документи до този момент, който взема предвид тяхното съдържание, място и срок на изготвяне, кандидатстване, както и метод за използване.

Тази класификация на счетоводни документи включва следното разделение на типа:

• в зависимост от приложението - административна и изпълнителна, което представлява регистрация или в комбинация;

• подготовка на поръчки - първичен и резюме;

• вътрешни и външни документи;

• от употреба - за еднократна употреба и съхранение;

• в зависимост от съдържанието - парична, материала и дизайна.

Трябва да се каже, че тази класификация включва редица критерии и е изключително широк, така че всеки документ се отнася до различни групи по едно и също време, но може да се характеризира със специфични особености и да се използва само в съответната област.