Архивни документи на организацията за управление на: ГОСТ, инструкции, документи, правила. Насоки за управление на архивни документи

Архивни правила за управление на записи съдържат основните изисквания за работа с документи и материали, които не участват в текущата дейност на компанията. Те са формулирани в съответствие с настоящото регулаторна рамка, регулаторната обработката обхват, съставянето и съхранение на информация. Основни термини, използвани в рамките на стандарта комплекти за управление на архивите Records. Когато изготвянето им взема предвид напредъка в използването на технологии и напреднали информационни технологии. Помислете за по-нататъшно основа на управлението на архивните.

падане

Насоки за управление на архивните прилагат по отношение на държавни агенции. Те също така са необходими за бизнес, в сферата на някои видове работа. По-специално, се прилагат разпоредбите на тази част от описанието, регистрацията, съхраняването и използването на документите от архивните фондове на Руската федерация, посочена държавната собственост.

Подразделения на предприятия, работещи с филм, фонографически, видео, снимки, карти, наука и технологии, информация, телеметрия, регулирани от разпоредбите, предвидени в планиране и отчитане.

Задължението и правото на създаване на организации в архивите за временно съхранение на документи на RF AF осигурява основа на секторното законодателство (от 1993), позицията (от 1994 г. и 1998 г., съответно.). Регулаторната рамка образуват правните актове на регионално значение. Смятан правилата не се прилагат за документи, работата, която се регулира от Федералния закон № 5485-1 и президентски указ № 1203 от 11.30.1995 г.

завършване

Това е системно попълване на документалната база на звена на предприятието. Бране включва определяне:

1. Източници.
2. Състав на материали, за да бъдат получени.

Като част от тази дейност се извършва и директно прехвърляне на документи в архива. Като източници са:

1. звената на предприятията.
2. Физически лица.
3. Подчинена структура.

Съставът на материали

за архивни документи инструкция за управление определя, че придобиването се извършва временно (над 10 години) случаи и постоянно съхранение. Също така обобщава информация за персонала. Случаи, в които срокът на годност на по-малко от 10 години, като правило, архивите не са прехвърлени. Те се съдържат в съответните части на предприятието. В края на срока на годност на тези неща трябва да бъдат унищожени. Подробности за индивидуален характер се предават по искане на собственика. Впоследствие те са изпратени на държавните архиви за постоянно съдържание. Прехвърлянето се извършва освен материали Предприятия предшественик и за нанесени подчинените структури.

Архивното управление на документите и номенклатура

Оторизирани служители, извършващи работа с предприятието информационни материали, правят систематичен списък на делата. Той призова номенклатурата. В образуването му показва, срокът за съхранение на материали. за управление на архивни документи на потребителя предписва на упълномощения деление да следи и да улесни предоставянето на услуги в подготовката на номенклатурата. Системно списък служи като основа за формирането на запаси на информационни материали за постоянно и временно (до 10 години), за съхранение. Номенклатура е и основен счетоводен документ. Той се използва за регистрация на случаите на временно съхранение, включително срок от по-малко от 10 години. Схемата за установено систематизиране номенклатура може да се използва при разработването на файлови карта действия, извършени.

класификация

Поддържане на архивни документи за управление се извършва на три вида номенклатура:

1. Типичен.
2. Примерни.
3. Индивидуални (за дадена фирма).

Първият определя състава на материалите, получени в подобни институции. Стандартна номенклатура се счита за регулаторен документ. Приблизителен систематизиране определя приблизителен състав на информационни материали за предприятия, които са обхванати от неговото действие, което показва индекса. Тя е с препоръчителен характер. Тези видове систематизиране използвани в образуването на индивидуални граници и се прехвърлят в него, без промени.

подготвителни функции

Документите за архивно управление на предприятието записи систематизирани по установената форма, в съответствие с номенклатурата на структурни звена. Последният трябва да бъде съгласуван и подписан от лидерите.

Номенклатурата на предприятието е в рамките на общата форма. Той е парафирана от началника на архива или лицето, което отговаря, подписан от ръководителя на предоставянето на услуги или упълномощен служител. Номенклатура трябва да бъде одобрен от експертната комисия, а след това одобрен от директора на компанията. След провеждането на тези процедури ръководителите на структурните подразделения на предприятието, при условие екстракт от съответните секции.

Номенклатурата за следващата година, образувана през последното тримесечие на текущия период. Хармонизиране се извършва най-малко един път в рамките на 5 години. Ако промените в структурата и функциите на предприятието, нова номенклатура.

Процедурата за съставяне на въпроси

Получаване нарича група актове извършва в съответствие с номенклатурата. Архивното организация за управление на документацията включва систематизиране на информация в съответствие с името на папката. Не се разрешава групиране на дубликати и проекти. Изключенията са с висока стойност превозни средства. Не трябва да се поставят в папка с хартия, за да бъдат върнати.

Поддържането на архивно съхранение на документацията се извършва на централизирана информационно осигуряване за обработка материали услуги, както и на по-децентрализирана - двете структурни звена, както и по-горе разделение. Групирането се извършва под прякото наблюдение на лицата, отговорни за безопасността на носители за съхранение. Ако е необходимо, могат да бъдат включени служители на Държавния архив.

Ключови изисквания

управление на архивни документи се извършва в съответствие с изискванията на регламентите. При образуването на папките с носители на информация трябва да отговаря на следните изисквания:

1. Материали за временно и постоянно съхранение са групирани отделно.
2. Папката е включена в един екземпляр всеки от хартията.
3. Папката трябва да присъстват материали за една календарна година. От настоящия регламент, обаче, има и изключения. Те включват:

• лични файлове, които се формират през цялата продължителност на съответния служител;
• материали и структури на избрани постоянните комисии с тях, заместник-групи, регламентирано в периода на свикване;
• Хартиени образователни институции, изпълняват и събрани в една учебна година;
• театрални материали, характеризиращи дейността на сезона;
• истории и така нататък.

Папката трябва да бъде по-малко от 250 листа с дебелина не повече от 4 cm.

Групирането на административните актове

Архивното управление на документацията изисква систематизиране на различните видове носители на информация. Те включително атрибут и административни актове. Те са групирани в зависимост от вида и хронологията на приложения:

1. Разпоредбите на устава, одобрени от регулаторните актове, действат като приложения. Те са групирани заедно. Ако разпоредбите, наредби, устава са били одобрени като отделни актове, систематизира ги в отделни случаи.
2. Поръчки и решения на по-високите структури за прилагането им са групирани по области на предприятието.
3. Поръчки, свързани с персонала, систематизирани според периода на задържане. С голям обем на информационни материали целесъобразни актове за различни страни на компанията, групови поотделно.
4. Поръчки в ключовите области на дейност са систематизирани отделно от актове по отношение на персонала. Така например, от порядъка на управление на архивните е включен в същата папка, както и назначаването на ръководител на отдел, отговарящ - в друга.
5. Одобрени граници, доклади, прогнози, детайлизирани списъци, планове и така нататък. групирани отделно от тях проекти.
6. Местоположение на документи в личните досиета се извършва по реда на получаването им.
7. Лице за работна заплата на персонала, систематизирани в отделни папки. Те са подредени по азбучен ред.
8. Жалби, предложения, жалби на граждани, свързани с дейността на компанията, записи за тяхното разглеждане и прилагане са групирани отделно от жалбите на физически лица за лични въпроси.
9. Систематика на кореспонденция обикновено се провеждат в един календарен период, в хронологичен ред. В този случай, отговорите са поставени след въпросите. В случай на подновяване на кореспонденцията на определена тема, която започна през предходната година, документите, включени в папката на текущия период. В този случай показва индексът на предходната година.

Осъществяване носители на информация, приети за съхранение

Архивното управление на документацията осигурява редица изисквания за структурни звена, които работят с документи на хартиен носител. Осъществяване носители могат да бъдат частично или пълно. Това зависи от времето на съхранение. Пълен регистрация се извършва по отношение на временни документи (над 10 години), постоянен съдържание, както и актовете на персонала. То включва:

1. Твърда / свързващо вещество папка.
2. Номерирането на листовете.
3. Изготвяне на страница-свидетеля.
4. Образуване на вътрешния инвентар, ако е необходимо.
5. Да направим корекции в данните на покривния лист. Те могат да се докоснете името на предприятието, регистрационния номер на папки, екстремните дати, и така нататък.

Материали за временно съхраняване, включително срок от по-малко от 10 години, изготвен отчасти. Така че, не е позволено да извършват систематизирането на ценни книжа в папката, не номерирани списъци, не бъдете с етикет сигурност.

нюанси

Архивното управление на документите - дейност, в която специалисти осигуряват не само носители на информация за безопасност, но и възможност да работи с тях, ако възникне нужда. За тази цел, актовете, които представляват папката, подадена от четири пункция в покривка картонена. Те също така имат право да се свързват обмисля възможността за четене на текстове, резолюции, дати на визи във всички вестници.

При подготовката за групирането на всички метални крепежни елементи се отстраняват. Материали, предназначени за постоянно съхранение и състоящ се от особено ценни или неформатиран актове се съдържат в папки от затворен тип с три клапана с низове или в специални кутии.

Когато присъства в непотърсени документи от личен характер (работни книги, карти, военни карти и др.) Те са поставени в отделен плик и го подава към останалата част от материалите. В края на папката трябва да присъстват празен лист-свидетел. В началото на папката зашива форма за вътрешния инвентар. За да се гарантира безопасността и реда на подреждане на всеки лист хартия номерирани с арабски цифри. Това правило не се прилага по отношение на страницата, и свидетелски форми за инвентара. Брой се поставя в молив в горния десен ъгъл.

Листове за свидетел

Тя е изработена по реда. Съдържа на думи и цифри:

1. Брой листове с номерация.
2. Броят на страниците на вътрешния инвентар.

Листовият-Свидетел също предвижда номериране специфичност. По-специално, за да се определи дали има надпис на индекси, липсващи кодове, номера на страници с залепени снимки, големи страници формат, и така нататък. В допълнение, в листа се посочва наличието на отпечатване на брошури в папката, ако те не са били маркирани в основната номерация. Листове за свидетел vised компилатор. Последващи промени в статута и състава на папките трябва да бъдат отбелязани в него по отношение на съответните актове. Не е позволено да направи лист-свидетел на заглавната страница на папка или нетен оборот от последната страница на документа в него.

вътрешния инвентар

Тя се формира за съхранение на информация и счетоводна документация време (над 10 години) и непрекъснато съдържание. Вътрешен места така, както събират за предприятия, създадени от разновидности на документи, заглавия, от които не бяха оповестени на съдържанието. Формулярът трябва да представи данни за серийните номера на атаки в папката индекси, заглавия, датите и номерата на страниците.

За вътрешния инвентар приложен запис за резюме. В него се посочва с цифри и думи на броя на документите, включени в него, както и на броя на листове това формиране. Подкрепя вътрешен компилатор инвентара. Ако папката е обвързана или телбод, без форма, съставен списък е приложен към вътрешната страна на предния капак.

Промените в състава на материалите трябва да бъдат отразени в папката "бележки". По-конкретно това се отнася до отстраняване, подмяна на копия на хартиен носител, включително и допълнителни документи в дадена папка. В същото време остави препратки към съответните актове. Ако е необходимо, може да се формира от новото попълнение към листа, обобщаващ вътрешния инвентар, както и надписа на свидетели папка.