Задължения на офис мениджър

Често, особено в малки организации, офис мениджър обикновено се нарича секретар. Това звучи много по-твърда позиция, но фактът, че отговорностите на офис-мениджъра различават от секретарски (въпреки че те със сигурност имат много общи черти), по-рядко загриженост в този случай всеки.

Каква е отговорността на работника или служителя? Първо и преди всичко отговорност на офис-мениджъра е да се работи с документи. Служителят получава Получени кореспонденция, тя се регистрира, изпраща на получателя изпраща към архива, ако е необходимо. Той също така приема заявки от други служители ще ги превежда на подписването на Генералния директор, като ги уверява, печата и след това дава назад. В задълженията на офис-мениджъра е да се работи с вътрешни документи: Печат на поръчки и тяхното оформяне, складиране, изпращане на архивите и за счетоводна отчетност, работещи с изходяща кореспонденция. Ако е необходимо, той трябва да може да работи с всеки офис техника: факс, скенер, копирна машина, както и да се наемат и отпечатване на документи. Подгответе стаята за презентации, водене протоколи от заседания, срещи и приемане на гости и клиенти, като част от задълженията на офис мениджър.

Често, работникът или служителят трябва да се справят с традиционните секретарски задължения: разпределение на поканените партньори или мениджъри в хотели, резервация стаи, самолетни билети и билети за влак. В зависимост от спецификата на компанията и самата служба, мениджърът може да бъде представител на компанията в бизнес преговори, и изпълнява функциите на мениджър на персонала: търсенето на нови служители, създаване на стимули и образователни програми, дизайн работа. Понякога той се фокусира върху въвеждането на информационните технологии, разработване на нови програми.

Задължения на офис-мениджъра поемат знания:

1. Закони и наредби, които регламентират правните, информация, бизнес компании.
2. Основи на управлението, маркетинга, предприемачеството и бизнеса.
3. Основите на социологията, психологията, етиката на деловото общуване, не са работили с персонала и обществеността.
4. Процедура за изготвянето на търговски предложения, отчети, планове, договори и споразумения.
5. Някои от основните управление, основите на ергономия и здравословни условия на труд.

В допълнение към тези задачи, отговорностите на офис-мениджъра включва инвентаризация на офис и софтуер, необходими за стартиране консумативи (офис консумативи, хартия и други аксесоари), които са необходими за работата на служителите. Също така, той е длъжен да съхранява данни за тези материали, за да се гарантира тяхното издаване, за да се определи как да се получи, да организирате и да следите за плащания за доставки. Задълженията на офис-мениджъра е да се следи състоянието на офис оборудване, което включва: оперативна предизвикателство да овладеят за ремонти, навременна подмяна на консумативи (като патрони), когато е невъзможно да се поправи - подмяна на офис оборудване.

В зависимост от правилата, приети в дружеството, както и неговия размер офис мениджър или той приема повиквания и факсове, да ги предаде на точния човек, изпращане на факсове и се обади на клиентите и партньорите, или контролира работата на секретари, включително мониторинг на културата на речта им. Също така в задълженията на офис мениджър е да контролира санитарното състояние на офиса, планирано организация за техническо обслужване, обадете се на технически персонал за отстраняване на проблеми (например, подмяна на лампи или мивка ключове).

Като цяло, този списък може да се разшири или договор, в зависимост от мястото на работа. Поради това е необходимо дори на етапа на интервюто, за да попитам какво офис мениджър (задълженията на работника или служителя в компанията).